Geminiで報告資料を自動作成！情報収集から要約まで一気に効率化

課題：散らばった情報を集めて報告資料を作る苦労

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月次報告資料作成の現実

マーケティング支援会社では、クライアントへの月次報告が重要な業務の一つです。しかし、報告資料を作成するためには、複数の場所に散らばった情報を集める必要がありました。

情報が散らばっている状況

• Googleドキュメント：各プロジェクトの進捗メモ、打ち合わせ記録
• スプレッドシート：KPI数値、広告運用データ、売上推移
• Notion：チーム内の作業記録、タスク完了状況
• Slack：日々のやり取り、クライアントからのフィードバック

報告資料作成の作業負担

月初になると、各担当者は以下の作業に追われていました。

1. 複数のドキュメントを開いて情報を探す（約1時間）
2. 必要な情報をコピー＆ペーストで集める（約30分）
3. 数値データをグラフや表に整形する（約1時間）
4. 集めた情報を報告書フォーマットに落とし込む（約1時間）
5. 文章を整えて、クライアント向けに仕上げる（約30分）

担当者の声（導入前）

「月初の1週間は報告書作成でほぼ潰れます。情報を集めるだけで疲れてしまって、本来やりたい分析や提案の時間が取れないのが悩みでした」

— アカウントマネージャー（入社4年目）

なぜこの問題が発生していたのか

• 情報の分散：プロジェクトごとに使うツールが異なり、情報が散らばっていた
• フォーマットの不統一：メモの書き方が人によって異なり、要点を把握しにくい
• 手作業の多さ：コピー＆ペースト、表の整形など、単純だが時間のかかる作業が多い

施策：Geminiで情報収集と要約を自動化

導入のアプローチ

同社が選んだ解決策は、Google Geminiを活用した「情報収集→要約→報告書生成」の効率化でした。完全自動化ではなく、「人間の作業を大幅に減らす」ことを目標にしました。

なぜGeminiを選んだのか

• Google Workspaceを既に利用しており、追加コストが抑えられる
• 長文の入力・出力に対応しており、複数ドキュメントの情報を一括処理できる
• 日本語の文章生成品質が高い

ステップ1：情報のマークダウン化

まず、散らばった情報をGeminiに渡せる形式に整理します。各ドキュメントの内容をテキストとしてコピーし、簡易的なマークダウン形式にまとめます。

## クライアント名：〇〇株式会社
## 期間：2025年1月

### 実施した施策
- SNS広告運用（Instagram, Facebook）
- LP改善（CTAボタンの色変更、コピー修正）
- メルマガ配信（週2回 → 週3回に増加）

### KPI実績
- PV数：45,000（前月比+12%）
- CV数：230件（前月比+8%）
- 広告CPA：2,800円（目標3,000円達成）

### 主なトピック
- 新商品のティザーキャンペーンを開始
- クリスマスセールで過去最高のCV数を記録
- 一部広告セットのパフォーマンス低下あり

### 来月の予定
- 新商品の本格プロモーション開始
- LP追加制作（新商品用）
- 広告クリエイティブの刷新
                

この作業は、元のドキュメントを開いて該当箇所をコピー＆ペーストするだけなので、5〜10分程度で完了します。

ステップ2：Geminiに要約と報告書生成を依頼

整理した情報をGeminiに渡し、クライアント向けの報告書形式にまとめてもらいます。

以下の活動情報を元に、クライアント向けの月次報告資料を作成してください。

【出力形式】
1. 今月のハイライト（3行程度の要約）
2. 実施施策と結果（箇条書き）
3. KPI達成状況（表形式）
4. 成果と課題（各2〜3点）
5. 来月のアクションプラン

【トーン】
- ビジネス文書として適切な敬語
- 成果は具体的な数値で示す
- 課題は改善策とセットで記載

---
[ここに整理した情報を貼り付け]
                

Geminiの出力例

ステップ3：人間によるチェックと調整

Geminiの出力をそのまま使うのではなく、担当者が以下の点をチェック・調整します。

• 数値の正確性：元データと照合して誤りがないか確認
• 表現の適切さ：クライアントの社風に合わせた言い回しに調整
• 追加情報の補足：AIが拾いきれなかった重要な情報を追記
• グラフ・図の追加：必要に応じてビジュアル要素を追加

工夫したポイント

プロンプトのテンプレート化

報告書の品質を安定させるため、プロンプトをテンプレート化し、社内で共有しています。

情報収集の効率化

情報を集める段階でも、効率化の工夫を行いました。

• 記録フォーマットの統一：日々の作業記録を後で集めやすい形式で書く
• 週次での小まとめ：月末にまとめて集めるのではなく、週次で簡単な振り返りを記録
• KPIダッシュボードの活用：数値データはスプレッドシートで自動集計

成果：報告資料作成時間を70%削減

定量的な成果

年間での効果

定性的な成果

業務品質の向上

• 報告書の品質が安定：テンプレート活用により、担当者による品質のばらつきが減少
• 抜け漏れの防止：AIが情報を網羅的に拾うため、重要事項の記載漏れが減った
• 提案内容の充実：作業時間が減った分、分析や提案の検討に時間を使えるようになった

働き方の改善

• 月初の残業が大幅減少：報告書作成のための残業がほぼなくなった
• メンタル面の改善：「月初は報告書地獄」というプレッシャーから解放
• 創造的業務への集中：単純作業から解放され、本来の業務に集中できるように

組織としての成長

• ナレッジの蓄積：効果的なプロンプトやテンプレートが社内資産として蓄積
• 他業務への展開：報告書以外の資料作成にもAI活用が広がった
• 若手の即戦力化：新人でも一定品質の報告書が作れるようになった

担当者の声（導入後）

「散らばっていた情報をAIが一瞬で集約し、分かりやすいレポートにまとめてくれるので、報告業務の負担が劇的に軽くなりました。今は報告書を『作る』のではなく『仕上げる』という感覚です」

— アカウントマネージャー（入社4年目）

「月初の憂鬱がなくなりました。以前は『また報告書か...』と思っていたのが、今は1時間あれば終わるので、むしろ達成感があります。空いた時間でクライアントへの提案内容を練れるようになったのが一番の成果です」

— チームリーダー

まとめ：AIで報告業務の負担を解消

成功のポイント

1. 完全自動化を目指さない

   AIに任せる部分と人間が担当する部分を明確に分け、現実的な効率化を実現しました。

2. 情報整理の仕組み化

   日々の記録を後で集めやすい形式で残すことで、月次の情報収集が大幅に楽になりました。

3. プロンプトのテンプレート化

   効果的なプロンプトを社内で共有し、誰でも同じ品質の出力を得られるようにしました。

4. 人間によるチェックの徹底

   AIの出力を鵜呑みにせず、必ず人間が確認・調整することで、品質を担保しています。

他業種への応用

今回の「情報収集→要約→資料生成」のパターンは、様々な業務に応用可能です。

• 営業部門：商談記録から週報・月報を自動生成
• 人事部門：面接記録から候補者評価レポートを作成
• 経営企画：各部門の報告を集約して経営会議資料を作成
• プロジェクト管理：作業ログから進捗報告書を自動生成

導入のステップ

1. 現状の棚卸し：どこにどんな情報があるか整理する
2. 小さく始める：まず1種類の報告書から試してみる
3. プロンプトを磨く：何度か試して、最適なプロンプトを見つける
4. チームに展開：効果が確認できたら、テンプレートを共有して展開

導入を検討される企業様へ

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