この記事の要点
毎日30分の手作業から解放。AIスクリプトでファイル名変更を自動化
毎日30分かかっていたファイル名変更作業を、AIが作成したスクリプトで自動化。プログラミング知識ゼロでも実現できた効率化事例をご紹介。
1. 支援前の課題
従業員30名規模の商社C社では、取引先から受け取るファイルや社内で作成するドキュメントを、社内ルールに沿ったファイル名に変更する作業が毎日発生していました。
「毎日20〜30個のファイルを手作業でリネームしている」
「命名ルールを間違えて、後から探すのに苦労した」
「この作業のために毎朝30分が消えている」
同社では、ファイル名を「日付_プロジェクト名_会社名_内容」という形式に統一するルールがありました。例えば「20241227_A案件_山田商事_見積書.pdf」のような形式です。
取引先から届くファイルは、「見積書.pdf」「山田商事様_御見積.xlsx」など様々な名前で届きます。これを一つひとつ手作業でリネームする作業は、単純ながらも非常に時間がかかり、かつミスが発生しやすい業務でした。
特に月末や期末は処理するファイル数が増え、1日1時間以上をファイル整理に費やすこともありました。また、命名ルールを間違えると後から検索で見つけられない、他のメンバーが参照できないといった問題も発生していました。
2. 行った施策
Geminiに相談して、Google スプレッドシート上でファイル名を一括変更できるGAS（Google Apps Script）を作成してもらいました。プログラミングの知識がなくても、AIに「こういうことをしたい」と伝えるだけで必要なコードが手に入ります。
Step 1：Geminiに要望を伝える
まず、Geminiに以下のように相談しました。
「Google ドライブ内のファイルを、スプレッドシートに書いたルールに従って一括リネームしたいです。A列に現在のファイル名、B列に変更後のファイル名を書いて実行ボタンを押すと、ドライブ内のファイル名が変わるようにしたいです。GASのコードを作ってください。」
すると、数秒でGASのコードが生成されました。Geminiは使い方の説明も一緒に教えてくれるので、プログラミングを知らなくても理解できます。
Step 2：スプレッドシートにGASを設定
Geminiが生成したコードを、スプレッドシートの「拡張機能」→「Apps Script」に貼り付けて保存。これだけで準備完了です。初回のみGoogle ドライブへのアクセス許可が求められますが、「許可」をクリックするだけで使えるようになります。
Step 3：リネーム用の変換表を作成
スプレッドシートに「変換前のファイル名」「変換後のファイル名」を記入するシートを用意しました。変換後のファイル名には、日付を自動挿入する数式も組み込んでいるため、入力の手間がさらに削減されています。
Step 4：実行ボタンで一括処理
A列に元のファイル名、B列に新しいファイル名を入力し、実行ボタンをクリック。すると、Google ドライブ内の該当ファイルが一括でリネームされます。20〜30ファイルの処理が数秒で完了します。
導入のポイント
- プログラミング知識不要（Geminiがコードを生成）
- 追加コストゼロ（Gemini・GAS・スプレッドシートすべて無料）
- 変換ルールの追加・変更が簡単（スプレッドシートを編集するだけ）
- エラー時はGeminiに相談すればすぐに解決
3. 施策後の成果
ファイル名変更にかかる時間が約90%削減されました。月間に換算すると約9時間の工数削減となり、年間では100時間以上の業務時間を他の作業に充てられるようになりました。
また、手作業によるミスがなくなったことで、ファイル名の統一性が保たれるようになりました。「あのファイルどこだっけ？」という検索に費やす時間も大幅に削減され、業務全体の効率が向上しています。
「毎朝の憂鬱な作業がなくなった」「プログラミングできなくても自動化できることに驚いた」「他のメンバーもすぐに使えるようになった」
といった声が上がっています。
特に好評だったのは、「エラーが出てもGeminiに聞けば解決できる」という点です。GASの動作に問題があった際、エラーメッセージをGeminiに伝えると、原因と修正コードを教えてくれます。プログラミングの専門家がいなくても、AIをメンテナンス担当として活用できる点が評価されました。
4. まとめ
ファイル名の変更は、多くの企業で「仕方ない」と思われている作業の一つです。しかし、AIを使えばプログラミング知識がなくても自動化できることが、この事例で証明されました。
今回の事例のポイントは以下の通りです。
- AIにやりたいことを伝えるだけ：専門用語を知らなくても、日本語で説明すればコードを生成してくれる
- 無料で実現可能：Gemini、GAS、スプレッドシートはすべて無料で利用可能
- メンテナンスもAIに任せられる：エラー対応やカスタマイズの相談もAIが対応
- 横展開が容易：同じ考え方で、請求書処理やデータ集計など他の定型作業も自動化可能
「毎日繰り返している単純作業」があれば、まずはGeminiに相談してみてください。思いのほか簡単に自動化できるかもしれません。AIは「難しいことをする」ためのツールではなく、「面倒なことを楽にする」ための身近なパートナーです。
小さな効率化の積み重ねが、年間で見ると大きな時間の節約につながります。ぜひ、身近な定型作業からAI活用を始めてみてください。
この事例で確認した実務ポイント
対象業種: サービス業
支援の観点: 業務フローの棚卸し、既存ツールの整理、現場で使い続けられる運用設計、導入後の定着確認。
同じ課題に向く企業: IT担当者が不在、紙や表計算での管理が限界、AIや自動化を試したいが社内だけでは進めにくい企業。