EXCEL & PAPER DX
Excel・紙業務のデジタル化支援
Excel、紙、LINE、口頭、手作業の転記が増えている業務を棚卸しし、残すExcelとシステム化する業務を分けて、無理のないデジタル化を進めます。
Excel・紙業務のデジタル化とは
Excel・紙業務のデジタル化とは、すべてを一気に新システムへ置き換えることではありません。現場で必要なExcelは残しながら、転記、承認、集計、検索、共有など負担が大きい部分から仕組みに変える取り組みです。
CHECK
まずは残すExcelと変える業務を分けます。
便利なExcelまで無理に捨てると、現場が動かなくなります。
残すExcel
少人数で完結し、更新頻度が低く、ミスが発生しにくいものは残してよい場合があります。
見直すExcel
複数人で編集し、最新版が分からず、集計や転記が多いものは改善対象です。
システム化する業務
承認、通知、検索、権限、履歴、帳票が必要な業務はシステム化の効果が出やすいです。
SCOPE
改善しやすい業務
日報・報告
- 作業日報
- 営業報告
- 写真付き報告
申請・承認
- 休暇・経費・稟議
- 確認依頼
- 承認履歴
集計・共有
- 月次集計
- 顧客情報
- ファイル・マニュアル
PROCESS
進め方
1
業務棚卸し
紙、Excel、チャット、口頭で動いている業務を一覧化します。
2
優先順位付け
削減時間、ミス、属人化、現場負担から、先に改善すべき業務を選びます。
3
小さく導入
Googleフォーム、GAS、社内ポータル、簡易システムなど、最小構成で始めます。
4
定着・横展開
入力ルール、マニュアル、改善会議を整え、他部署にも広げます。
FAQ
よくある質問
Excelはすべてやめた方がよいですか？
必ずしも全部やめる必要はありません。便利に使えているExcelは残し、転記、承認、集計など負担が大きい部分からデジタル化します。
紙の日報や申請は自動化できますか？
可能です。Googleフォーム、社内ポータル、簡易システムなどで、入力、通知、集計、検索をしやすい形に整理します。
小さく試すことはできますか？
可能です。最初は1つの部署や1つの業務から始め、効果を確認してから範囲を広げます。
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