この記事の要点
Gemini×新旧対照表作成：20名社労士事務所の規程改定業務効率化事例
20名規模の社会保険労務士事務所がGeminiを活用して就業規則の新旧対照表作成を自動化。手作業で3時間かかっていた作業を15分に短縮し、変更漏れゼロを実現した事例をご紹介します。
就業規則の変更箇所抽出に3時間、それでも見落としが発生
埼玉県で社会保険労務士事務所を運営するこの事務所は、従業員20名で顧問先企業約150社の労務管理をサポートしています。業務の中でも特に手間がかかっていたのが、就業規則や社内規程の改定時に作成する「新旧対照表」でした。
法改正や顧問先企業の制度変更に伴い、就業規則を改定する機会は年間100件以上。その都度、改定前と改定後の文書を比較し、変更箇所を一覧化する作業が発生します。
「40ページの就業規則で変更箇所が20か所あると、すべて拾い出して新旧対照表にまとめるのに3時間以上。それでも見落としがあり、労働基準監督署への届出後に指摘されることもありました」
具体的な問題点
- 変更箇所の見落とし：人間の目視では、微細な文言変更（「又は」→「または」など）を見逃すことがあった
- 条番号のズレ対応：条文の追加・削除により条番号が繰り下がると、影響範囲の把握と対照表への反映が煩雑
- 作業の属人化：ベテランスタッフでないと正確な新旧対照表が作れず、業務が集中
- クライアントへの説明負担：変更内容を顧問先企業に説明する際、対照表の作成が間に合わないことも
改定前の就業規則
40ページ・120条
改定後の就業規則
42ページ・125条
特に問題だったのは繁忙期です。4月の法改正対応では、複数の顧問先企業で同時に規程改定が発生します。この時期は残業が月80時間を超えるスタッフもおり、心身ともに負担が大きい状態でした。
「正確さが求められる業務なのに、時間に追われて品質が落ちる。この状況をなんとかしたい」と、所長は解決策を模索していました。
GeminiにPDFを読み込ませ、変更箇所を自動抽出して新旧対照表を生成
解決策として導入したのが、GeminiのPDF比較機能です。改定前と改定後のPDFを同時にアップロードし、変更箇所の抽出と新旧対照表の生成を依頼します。
活用フロー
改定前後のPDFをアップロード
改定前の就業規則（PDF）と改定後の就業規則（PDF）の2ファイルをGeminiにアップロード
変更箇所の抽出を依頼
「2つの文書を比較し、変更箇所を新旧対照表の形式で出力してください」とプロンプトで指示
新旧対照表の自動生成
Geminiが変更箇所を検出し、「変更種別（新設/削除/修正）」「改定前の文言」「改定後の文言」を表形式で出力
出力結果の確認・微調整
生成された対照表を確認し、必要に応じて表現を微調整。Excelやドキュメントにコピーして完成
実際に使用しているプロンプト例
Geminiの出力例
運用ルールとコツ
- 出力形式のテンプレートを固定し、毎回同じフォーマットで生成することで確認作業を効率化
- 変更種別を色分けして視認性を向上（Excelへの転記時に条件付き書式を適用）
- 複雑な改定の場合は、章ごとにPDFを分割してアップロードし、精度を向上
- 生成結果は必ず人間がダブルチェックし、法的に重要な変更は原文との突合を実施
新旧対照表作成時間90%削減、変更漏れゼロを達成
Gemini導入から3ヶ月後、規程改定業務に劇的な変化が現れました。
他の規程改定にも展開
給与規程の改定：賃金テーブルの変更箇所も正確に抽出
育児・介護休業規程の改定：法改正に伴う条文変更を漏れなく反映
ハラスメント防止規程の改定：定義の追加・変更を明確に表示
契約書類の比較：雇用契約書のテンプレート更新時にも活用
担当者 Kさん
入社3年目「以前は先輩に何度も確認してもらわないと不安でした。今はGeminiが変更箇所をすべて拾い出してくれるので、私の役割はその確認だけ。自信を持って対照表を提出できるようになりました。」
所長 Yさん
経営者「繁忙期の残業が劇的に減りました。何より、変更漏れがなくなったことで、労基署への届出もスムーズになり、顧問先からの信頼度も上がっています。AIの精度に最初は半信半疑でしたが、今では手放せないツールです。」
まとめ：AIで「比較」を自動化し、正確性と効率を両立
この事例から、GeminiのPDF比較機能を活用した新旧対照表作成が、規程改定業務を大幅に効率化できることがわかります。
成功のポイント
- 出力形式を固定し、毎回同じフォーマットで生成することで確認作業を効率化
- 変更種別（新設/削除/修正/繰下げ）を分類し、視認性を向上
- AIの出力は必ず人間がダブルチェックする運用ルールを徹底
- 成功パターンをテンプレート化し、他の規程改定にも横展開
- 新人でも使えるマニュアルを整備し、属人化を解消
💡 Geminiは2つのPDFの比較だけでなく、WordファイルやテキストファイルのDiff取得にも対応しています。まずは手元の文書で「変更箇所を抽出して」と試してみてください。
新旧対照表の作成は、正確性が求められながらも単調で時間がかかる業務の典型です。このような業務こそ、AIの得意分野。人間は最終確認と判断に集中し、機械的な作業はAIに任せることで、業務品質と効率の両立が可能になります。
御社でも、規程改定や契約書更新の際に発生する比較作業がありましたら、ぜひGeminiの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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無料相談はこちらこの事例で確認した実務ポイント
対象業種: サービス業
支援の観点: 業務フローの棚卸し、既存ツールの整理、現場で使い続けられる運用設計、導入後の定着確認。
同じ課題に向く企業: IT担当者が不在、紙や表計算での管理が限界、AIや自動化を試したいが社内だけでは進めにくい企業。