この記事の要点
チラシを撮って送るだけ。Geminiで予定をカレンダーに自動登録
展示会案内やイベントチラシを撮影してGeminiに送るだけで、予定が自動でカレンダーに登録される。スケジュール管理を効率化した事例をご紹介。
1. 支援前の課題
従業員25名の専門商社D社では、展示会、セミナー、取引先との打ち合わせなど、外部の予定が数多くありました。これらの予定をGoogleカレンダーに登録する作業が、営業担当者にとって地味ながらも負担になっていました。
「展示会のチラシを見ながら日時を手入力するのが面倒」
「数ヶ月先の予定を入力し忘れて、ダブルブッキングしてしまった」
「紙の案内を見ながらの入力はミスが起きやすい」
同社の課題は主に3点ありました。
1つ目は、紙からデジタルへの転記の手間です。展示会のチラシやセミナーの案内状、取引先からの打ち合わせ依頼など、紙やPDFで届く予定情報をGoogleカレンダーに手入力していました。1件あたり1〜2分かかり、月に20〜30件の予定を入力すると、合計で1時間近くかかることもありました。
2つ目は、入力ミスや登録忘れです。忙しい時期に後回しにした結果、予定を登録し忘れてダブルブッキングが発生。また、日付や時間の読み間違い・入力ミスも起きていました。特に数ヶ月先のイベントは「後で登録しよう」と思って忘れてしまうケースが多発していました。
3つ目は、複数の予定を一度に登録する際の手間です。展示会シーズンになると、1週間に5〜6件のイベント案内が届きます。これらを一つひとつカレンダーに登録していく作業は、単純ながらも時間がかかる作業でした。
2. 行った施策
Geminiアプリを活用し、チラシや案内状の画像を送るだけでGoogleカレンダーに予定が自動登録される仕組みを導入しました。スマートフォンがあれば、その場ですぐに予定を登録できます。
Step 1：Geminiアプリをスマートフォンにインストール
まず、スマートフォンにGeminiアプリをインストールしました。Googleアカウントでログインすれば、すぐに使い始められます。Googleカレンダーとの連携は、アプリの設定で「拡張機能」を有効にするだけで完了です。
Step 2：予定が書かれた画像を撮影または添付
展示会のチラシ、セミナーの案内状、メールのスクリーンショットなど、予定が書かれた画像をGeminiに送ります。撮影してもよし、保存済みの画像を添付してもよし。スマートフォンのカメラで撮るだけなので、外出先でもその場で対応できます。
Step 3：「カレンダーに入れて」と依頼
画像を送った後、「これをカレンダーに登録して」と一言添えるだけ。Geminiが画像から日時、場所、イベント名を読み取り、Googleカレンダーに予定を作成してくれます。
「この展示会をカレンダーに登録して」
「この打ち合わせの予定を入れて」
「この研修の日程をカレンダーに追加」
Step 4：確認して完了
Geminiが登録内容を表示してくれるので、問題なければ「登録」をタップ。数秒でGoogleカレンダーに予定が追加されます。修正が必要な場合は、その場で「場所を追加して」「開始時間を30分早めて」など指示すれば対応してくれます。
カレンダー登録用の「Gem」を作成
さらに効率化するため、「カレンダー登録用のGem」を作成しました。Gemとは、Geminiにあらかじめ役割や動作を設定しておく機能です。
このGemを使うと、画像を送るだけで「カレンダーに入れて」と言わなくても自動で登録してくれるようになります。毎回の入力手間がさらに削減されました。
3. 施策後の成果
予定登録にかかる時間が約85%削減されました。月間に換算すると約50分の工数削減となり、年間では10時間以上の時間が生まれました。
時間の削減以上に大きな効果は、登録忘れやダブルブッキングがゼロになったことです。チラシを受け取ったその場でスマートフォンで撮影→登録できるため、「後で入力しよう」と先延ばしにすることがなくなりました。
「展示会場でチラシをもらったら、その場で写真を撮って登録できる」「メールで届いた案内もスクショしてすぐ登録」「入力ミスがなくなって安心」
といった声が営業チームから上がっています。
特に好評だったのは、複数の予定を一度に登録できる点です。展示会シーズンに届く複数のチラシを順番に撮影していけば、数分で全ての予定がカレンダーに登録されます。従来なら10分以上かかっていた作業が、1〜2分で完了するようになりました。
4. まとめ
スケジュール管理は、ビジネスパーソンにとって欠かせない業務です。しかし、紙の情報をデジタルに転記する作業は、地味ながらも確実に時間を奪っています。
今回の事例では、Geminiの画像認識機能とGoogleカレンダー連携を活用することで、この転記作業をほぼゼロにしました。ポイントは以下の通りです。
- その場で即登録：チラシを受け取ったら、その場でスマートフォンで撮影して登録。先延ばしによる登録忘れを防止
- 手入力不要：日時、場所、イベント名をAIが自動で読み取り。入力ミスがなくなる
- 無料で実現：Geminiアプリ、Googleカレンダーともに無料で利用可能
- すぐに使える：特別な設定不要。アプリをインストールするだけで今日から使える
「小さな手間」の積み重ねは、気づかないうちに大きな時間のロスにつながっています。AIを活用すれば、こうした細かな作業を自動化し、本当に頭を使うべき仕事に時間を使えるようになります。
まずは次に予定の案内を受け取ったとき、Geminiに画像を送って試してみてください。その便利さに驚くはずです。
この事例で確認した実務ポイント
対象業種: サービス業
支援の観点: 業務フローの棚卸し、既存ツールの整理、現場で使い続けられる運用設計、導入後の定着確認。
同じ課題に向く企業: IT担当者が不在、紙や表計算での管理が限界、AIや自動化を試したいが社内だけでは進めにくい企業。