Gemini×資料整理｜大量ページの目次作成・構成整理をAIで自動化

はじめに

「この60ページの提案資料、どこに何が書いてあるか把握するだけで時間がかかる」「マニュアルの構成を見直したいけど、全体像を整理するのが大変」——大量のページ数がある資料を扱う際、このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

特に、資料の修正や再編成を行う際には、まず現状の構成を正確に把握する必要があります。しかし、数十ページにわたる資料を一つずつ確認して目次を作成し、構成を整理する作業は、地味ながら多くの時間を消費します。

本記事では、Google Geminiを活用して、大量ページの資料から目次を自動生成し、構成の整理・再編成を効率化した事例をご紹介します。PDFファイルをGeminiに読み込ませるだけで、資料全体の構成が可視化され、修正作業が格段にスムーズになります。

導入の背景と課題

企業プロフィール

従来の資料整理プロセス

同社では、クライアント向けの提案書や報告書、社内の業務マニュアルなど、数十ページに及ぶ資料を日常的に作成・修正していました。資料の構成変更や内容追加を行う際の従来のプロセスは以下の通りでした。

直面していた課題

Geminiを活用した資料整理・目次作成

導入したソリューション

同社では、Google Geminiを活用して、資料の構成把握と目次作成を自動化しました。PDFファイルをそのままGeminiに読み込ませ、各ページの内容を解析してもらうことで、手作業では時間のかかる全体像の把握が数分で完了するようになりました。

具体的な手順

Step 1：PDFファイルをGeminiにアップロード

Google Geminiを開き、整理したい資料のPDFファイルをドラッグ＆ドロップでアップロードします。

Step 2：目次・ページ構成の作成を依頼

アップロード後、以下のようなプロンプトで目次の作成を依頼します。

アップロードした資料を分析し、以下の形式で目次（ページリスト）を
作成してください。

【出力形式】
ページ番号 | 見出し（タイトル） | 内容の概要（20文字程度）

すべてのページについて、上記の形式で一覧化してください。
                

Step 3：目次リストを取得

Geminiが各ページの内容を解析し、目次形式で出力します。

【目次（ページリスト）】

P.1  | 表紙                    | プロジェクト名・提出日
P.2  | 目次                    | 章立ての一覧
P.3  | はじめに                | 本資料の目的と構成説明
P.4  | 会社概要                | 当社の基本情報と実績
P.5  | プロジェクト概要        | 対象業務の背景と目的
P.6  | 現状分析（1）           | 現行システムの課題整理
P.7  | 現状分析（2）           | 業務フローの問題点
P.8  | 提案内容（1）           | 解決策の全体像
P.9  | 提案内容（2）           | システム構成図
P.10 | 提案内容（3）           | 導入ステップ
...
P.58 | 概算費用                | 費用項目と金額
P.59 | スケジュール            | 導入までの工程表
P.60 | おわりに                | まとめと今後の進め方
                

Step 4：構成の分析・改善提案を依頼

目次が出力されたら、続けて構成の分析と改善提案を依頼します。

作成した目次をもとに、以下の観点で資料の構成を分析してください。

1. 論理的な流れの確認
   - 順序が不自然な箇所はないか
   - 関連する内容が離れて配置されていないか

2. 重複・不足の確認
   - 同じ内容が複数ページにまたがっていないか
   - 説明が不足している箇所はないか

3. 改善提案
   - ページの入れ替え案があれば提示
   - 統合した方がよいページの提案
   - 新たに追加すべき内容の提案

分析結果と改善案を具体的に教えてください。
                

【構成分析結果】

■ 論理的な流れの確認
- P.4「会社概要」がP.5「プロジェクト概要」の前にありますが、
  読み手の関心としてはプロジェクト概要を先に知りたい可能性があります。
  → P.5とP.4の順序入れ替えを検討

- P.20-22の「リスク分析」がP.45の「スケジュール」の後にある方が
  自然な流れになります。

■ 重複・不足の確認
- P.12とP.35に類似した「システム構成図」があります。
  → 統合または役割の明確化を推奨

- 「導入後のサポート体制」に関する記載が見当たりません。
  → P.57「運用体制」の後に追加を検討

■ 改善提案（ページ入れ替え案）
現状: P.1→P.2→P.3→P.4→P.5...
提案: P.1→P.2→P.3→P.5→P.4...（会社概要を後に）
                

Step 5：出力結果を活用して修正

Geminiの分析結果をもとに、実際の資料修正を行います。目次リストはそのままExcelやスプレッドシートに貼り付けて管理表として活用できます。

導入効果と成果

定量的な効果

Before / After 比較

定性的な効果

応用パターン

資料の目次作成・構成整理以外にも、同様のアプローチで様々な業務に応用できます。

実践のコツ

PDFファイルの準備

プロンプトのコツ

よくあるQ&A

まとめ

本記事では、Geminiを活用して大量ページの資料から目次を自動作成し、構成整理を効率化した事例をご紹介しました。

資料の構成整理は「本質的な作業」ではなく「準備作業」です。AIにこの部分を任せることで、本来時間をかけるべき「内容の検討」や「品質の向上」に集中できるようになります。まずは手元の資料で試してみてください。