この記事の要点
事務作業時間を75%削減！製造業の営業事務がGAS活用で業務効率化を実現
東京都中野区の金属加工業（従業員42名）が、GoogleフォームとGASを活用したバックオフィス業務最適化により、事務作業時間を1日4-5時間から1-1.5時間に短縮。ミス発生も月5-10件から月1-2件に削減した成功事例。
事例概要
企業情報
- 業種：製造業（金属加工業）
- 従業員数：42名
- 所在地：東京都中野区
- 職種：営業事務
改善効果
- 事務作業時間：75%削減（4-5時間→1-1.5時間）
- データ処理時間：大幅短縮（週1回半日→数分）
- ミス発生率：80%削減（月5-10件→月1-2件）
- 業務品質：大幅向上
導入前の課題
東京都中野区の金属加工業（従業員42名）では、営業事務担当者が以下の課題に直面していました。
1. 手作業による事務負担
受注データの手入力、見積書の作成、在庫確認など、多くの業務が手作業で行われており、1日4-5時間を事務作業に費やしていました。
2. データ管理の困難
顧客情報、受注データ、在庫情報などが複数のファイルに分散しており、情報の一元管理ができていませんでした。
3. 処理時間の長さ
週1回のデータ処理に半日を要し、営業担当者からの問い合わせ対応にも時間がかかっていました。
4. ミスの発生リスク
手作業によるデータ入力や計算ミスが月5-10件発生し、顧客への影響や業務の信頼性に課題がありました。
導入した解決策
これらの課題を解決するため、GoogleフォームとGoogle Apps Script（GAS）を活用したバックオフィス業務最適化システムを構築しました。
1. 現状分析
営業事務の業務フローを詳細に分析し、効率化できるポイントを特定しました。
2. 事務システム設計
Googleフォームを活用した受注データ入力フォームと、GASによる自動処理システムを設計しました。
3. GAS機能構築
データの自動集計、見積書の自動生成、在庫確認の自動化などの機能をGASで実装しました。
4. テスト実施
実際の業務データを使用してシステムの動作確認と改善を行いました。
5. 研修実施
営業事務担当者向けにシステム操作方法、データ処理手順、エラー対応方法の研修を実施しました。
導入後の効果
システム導入により、以下のような大幅な改善効果を実現しました。
事務作業時間の75%削減
1日4-5時間かかっていた事務作業が1-1.5時間に短縮され、営業支援業務に多くの時間を割けるようになりました。
データ処理時間の大幅短縮
週1回半日かかっていたデータ処理が数分で完了するようになり、リアルタイムでの情報提供が可能になりました。
ミス発生率の80%削減
月5-10件発生していたミスが月1-2件に削減され、業務の信頼性が大幅に向上しました。
業務品質の向上
データの一元管理により、情報の整合性が保たれ、営業担当者への迅速な情報提供が可能になりました。
まとめ
製造業特有の事務課題に対して、地方中小企業でも導入可能な解決策を提供しました。低コストで高効果なDX推進により、競争力強化と業務品質向上を同時に実現しています。
今後の展望
今後は、AI機能のさらなる活用や他部署への展開を検討し、全社的な業務効率化の推進を目指しています。
お客様の業務効率化をサポートします
製造業のバックオフィス業務でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
この事例で確認した実務ポイント
対象業種: 製造業
支援の観点: 業務フローの棚卸し、既存ツールの整理、現場で使い続けられる運用設計、導入後の定着確認。
同じ課題に向く企業: IT担当者が不在、紙や表計算での管理が限界、AIや自動化を試したいが社内だけでは進めにくい企業。